Interne Aufsicht
Das Aufsichtsmodell des Kantons St.Gallen sieht vor, dass verschiedene Personen aus unterschiedlichen Perspektiven prüfen, ob das Wohl der Kinder in einer Kindertagesstätte gewährleistet ist. Die Gesamtverantwortung liegt bei der Trägerschaft, die damit auch für die interne Aufsicht zuständig ist. Dazu bezeichnet sie Personen, die regelmässig Betriebsführung und Betreuungsqualität überprüfen, also die «Interne Aufsicht» durchführen. Die interne Aufsicht kann sowohl von der Trägerschaft selbst als auch durch eine externe Stelle wahrgenommen werden.
Mindeststandards
Die Trägerschaft bezeichnet für die Aufgaben der internen Aufsicht wenigstens zwei Personen, die von der operativen Leitung der Kindertagesstätte oder des schulergänzenden Betreuungsangebots unabhängig sind. Die bezeichneten Personen überprüfen regelmässig Betriebsführung und Betreuungsqualität und übernehmen wichtige Aufgaben in der Qualitätssicherung. Sie weisen die notwendigen fachlichen Kompetenzen in den Bereichen Pädagogik/Sozialpädagogik, Betriebsführung, Personal und Finanzen aus.
Nachweis: Vorname, Name, Beruf und Ressortzuständigkeit in der internen Aufsicht aufgrund der fachlichen Kompetenzen
Erläuterungen
1. Trennung strategische und operative Ebene
Die Führungs- und Organisationsstruktur ist so aufgebaut, dass sie die Trennung und Unabhängigkeit der strategischen und operativen Führungsebenen gewährleistet. Konkret sind die Aufgaben und Kompetenzen zwischen den beiden Führungsebenen klar geregelt. Es ist hilfreich, hierfür ein Funktionendiagramm zu erstellen.
Die Kita-Leitung, deren Stellvertretung und die übrigen Mitarbeitenden sind nicht Mitglieder der internen Aufsicht. Zudem stehen sie nicht in einer verwandtschaftlichen oder geschäftlichen Beziehung zu den Personen der internen Aufsicht.
Je nach Organisationsstruktur können der Funktion einer Geschäftsführung/-Leitung Aufgaben der internen Aufsicht übertragen werden, sofern diese keine direkten operativen Aufgaben (z.B. in der Betreuung) ausführt. Die Art der Aufgabenübertragung hängt von den spezifischen Fachkompetenzen ab.
2. Fachkenntnisse zur Durchführung der internen Aufsicht
Die mit der internen Aufsicht betrauten Personen verfügen über die notwendigen fachlichen Kompetenzen. Die Aufgabe teilen sich wenigstens zwei Personen, die Fachwissen in den Bereichen Pädagogik, Betriebsführung, Personal und Finanzen vorweisen.
Die Trägerschaft hält Auftrag, Verantwortung und Kompetenzen der internen Aufsicht schriftlich fest. Zudem zeigt die Trägerschaft auf, wie festgehaltene Ergebnisse bearbeitet und daraus abgeleitete Massnahmen umgesetzt werden.
Beauftragt die Trägerschaft eine externe Stelle mit der internen Aufsicht, trägt sie die Verantwortung, dass obige Voraussetzungen erfüllt sind. Dazu schliesst sie mit den beauftragten Personen eine Auftragsvereinbarung ab.
Nach Betriebsaufnahme erstattet die Trägerschaft dem Amt für Soziales alle zwei Jahre Bericht über Tätigkeiten und Ergebnisse der internen Aufsicht sowie über die qualitätssichernden Massnahmen.
3. Delegation an externe Fachpersonen
Alle Trägerschaften, welche die operative Betriebsführung oder Teilbereiche davon selber übernehmen, müssen die Aufgaben der internen Aufsicht an externe Fachpersonen delegieren. Für diese Trägerschaften gelten die unter Punkt 1 und 2 aufgeführten Kriterien gleichermassen. Mit der Auftragsvergabe an eine Fachperson Pädagogik sowie eine Fachperson Finanzen kann die interne Aufsicht in der Regel als erfüllt bewertet werden.
Vorgängige Ausführungen gelten insbesondere für die Rechtsform der Einzelfirma und der GmbH.
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Empfehlungen
Um die Aufgaben der internen Aufsicht systematisch ausführen zu können, ist es empfehlenswert, eine Grundkonzeption zur internen Aufsicht zu erstellen. Die Konzeption sollte wenigstens:
- die spezifischen Grundlagen definieren, worauf sich die zuständigen Fachpersonen in ihrer Aufsichtstätigkeit abstützen;
- die Häufigkeit der Aufsichtstätigkeit je Bereich definieren;
- den Aufsichtsprozess von Anfang bis Ende in einem Regelkreis aufzeigen.
Die Konzeption bildet die Grundlage für die externe Vergabe der Aufgaben der internen Aufsicht im Rahmen eines Auftragsverhältnisses an ausgewählte Fachpersonen.